Dokumentenerfassung

Tremmel · Anmeldungsdatum: 02.06.2002 Beiträge: 566 Wohnort: Vorort von München

Hallo,

ich bin zu einem beruflich für mich sehr wertvollen Archiv gekommen.
Da dieses sehr viel Platz wegnimmt (ca. 1000 A4-Ordner a 400 Seiten), läge es nahe, den ganzen Wust einzuscannen und digital zu archivieren.
Ich habe das jetzt probeweise mal mit vorhandenem Equipment (HP Scanjet 6100C mit 50-Blatt ADF, Scansoft Paperport 10 und Acrobat 6.0) getestet.
Das Ergebnis ist erfreulich gut, ABER: Der Scanner bewältigt nur 3 Seiten pro Minute (bei erforderlichen 300dpi, schwarzweis).
Das bedeutet, ich hätte eine Lebensaufgabe.....
Ich spiele jetzt mit dem Gedanken, entweder einen leistungsfähigeren Scanner zu kaufen und einen Schüler/Studenten zu engagieren, der das Teil dann füttert. Alternativ käme natürlich die Beauftragung eines externen Dienstleisters in Frage.
Hat jemand von Euch Erfahrung mit Profi-Scannern für diesen Zweck (ausschliesslich Dokumentenerfassung, max. 600 dpi erforderlich)? Produktempfehlung?
Oder mit Dienstleistern im Großraum München, die so etwas machen. Kosten? Zuverlässigkeit?
Für Tipps/Hinweise wäre ich wie immer sehr dankbar!

MFG

J. Tremmel

_Garfield_ · Beitrag 1 - Verfasst am: So Jan 22, 2006 18:56 Titel:

In der letzten c't war ein Artikel zu digitalem Dokumentmanagement. Vielleicht steht da ja was für dich Interessantes drin.

HolgerS · Anmeldungsdatum: 14.12.2001 Beiträge: 7062

Die Scannerei ist nur ein Punkt.

Du willst die Dokumente doch auch später im schnellen Zugriff haben. Da kommen nur professionelle Dokumentenverwaltungssysteme in Frage.

Ich würde mich an einen entsprechenden Dienstleister wenden. Die sollte es auch in München (was aber vielleicht gar nicht zwingend notwendig ist, wenn es sich um eine einmalige Sache des Erfassens und nicht des tändogen Zulaufs neuer Dokumente handelt) geben.
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Ach, macht doch was ihr wollt ..... aber machts wenigstens gut ......

Tsunami · Anmeldungsdatum: 12.02.2002 Beiträge: 1759

Du brauchst einen AVISION AV220 DUPLEX DIN-A4 Dokumenten-Scanner für ca 600 Euro.
High-Speed Scanner Avision 3800 kosten ca 1900 Euro.
Duplex brauchst du nur dann, wenn die Papiere beidseitig bedruckt sind.
Dazu Copernic Desktop Search oder Google Desktop Search.
Fujitsu und Avision sind bei Dokumentenscannern Marktführer.

Helmut · Beitrag 4 - Verfasst am: So Jan 22, 2006 22:14 Titel:

*LOL* --- ich habe noch so ein Progi - HyperArch, - mit Dongle. Hat mal 20.000 DM gekostet ! Dazu gab es Scanner für 8000 DM.

War mal für einen Kunden (Klinik) die ihren Mist so verwalten wollten. Hat ned gegangen, seinerzeit. Der Aufwand war zu groß. Das Progi hab ich geschenkt bekommen.

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Wenn mer sich uffreche will: - Eintrachtfan und SPD Mitglied!

Tremmel · Beitrag 5 - Verfasst am: Mo Jan 23, 2006 0:37 Titel:

@all,

Danke für die Hinweise.
Ich denke, mit der vorhandenen Software (Scansoft Paperport und Adobe Acrobat 6.0) komme ich schon hin. Die meisten der zu digitalisierenden Unterlagen sind handschriftlich (teilweise noch altdeutsch, aarggghhh!), da käme ich mit einer Texterkennung ohnehin nicht weit.
Ich will für jeden Ordner eine *pdf-Datei anlegen lassen, die als Namen die Ordnerbezeichnung trägt.
Das Ganze soll auf DVD-Ram's verewigt und bei Bedarf wieder ausgedruckt werden.
Ich werde mir die AVISION-Scanner mal genauer ansehen.

MFG

J. Tremmel

Tsunami · Anmeldungsdatum: 12.02.2002 Beiträge: 1759

Wenn du die gescanntwn Papiere einfach als Grafik belässt, dann kannst du die Bilddatenbank ThumbsPlus benutzen, um jedem Bild einen Kommentar zu verpassen und später danach suchen zu lassen.

bergH · Beitrag 7 - Verfasst am: Mo Jan 23, 2006 17:56 Titel:

tach auch !

Da halte ich die Dokumenten Funktionen bei Adobe 6 für wesentlich stärker.
Muß man sich halt mal etwas in der Bedienungsanleitung einlesen.
Da gehen 100+3 Sachen, so wie ich das mal überflogen habe.
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Gruß BergH

Tsunami · Anmeldungsdatum: 12.02.2002 Beiträge: 1759

Es gibt übrigens auch schon Acrobat 7.05

Der Vorteil bei ThumbsPlus ist, dass der Datenträger nicht im Laufwerk liegen muss, um die Datenbank durchsuchen und die Thumbnails anzeigen zu können.

Für altdeutsch / süttelrin / Frakturschriften gibt es FineReader XIX, aber das geht bei Handschriften auch nicht.

Wieviel wiegen eigentlich 1000 Ordner?

Bei 400.000 Seiten dürften die Scannerlampe und die Rollen des Einzugs auch zwischendurch das Zeitliche segnen.

Sind in diesen Ordnern diue Berechnungen für bekannte Bauwerke enthalten?
Falls ja, dann wären Museen eventuell auch daran interessiert.

Falls du diese Unterlagen zum Nachschlagen von Berechnungsmethoden oder Lösungen benötigst, dann würde ich eher moderne Software empfehlen, die mechanische Berechnungen erledigen kann.

Tsunami · Anmeldungsdatum: 12.02.2002 Beiträge: 1759

Hast du es schonmal mir ICR-Software versucht?
Damit kann man auch Handschriften umwandeln.
ezData oder leadtools icr module etc

videowahn · Gast

In der Zeitschrift Facts vom September 05 ist ein Test über DMS-Scanner.
Sehr gut für 2 Canon Scanner

Der Kleinere
DR 5010C 3150 EUR + USt
Format bis A3
Feeder Kapazität: 100 Blatt
Scangeschwindigkeit im Duplexbetrieb 100 Seiten/Min (=50 Blatt)

Der Größere
DR 7580 8300 EUR + USt
Format bis A3
Feeder Kapazität: 500 Blatt
Scangeschwindigkeit im Duplexbetrieb 180 Seiten/Min (=50 Blatt)
(nur Graustufen)

Bei Bedarf kann ich Dir die Seite mal zukommen lassen.

MoeKo · Gast

videowahn · Gast

Tremmel · Beitrag 13 - Verfasst am: Mo Jan 23, 2006 20:53 Titel:

Tremmel · Beitrag 14 - Verfasst am: Mo Jan 23, 2006 20:56 Titel:

@Videowahn,

der von Dir genannte Scannertest ist hochinteressant. Ich wäre Dir sehr dankbar für die Info.

MFG

J. Tremmel

HolgerS · Anmeldungsdatum: 14.12.2001 Beiträge: 7062

Hmmmm ....

mal ganz "ketzerisch": Ist auch ne Frage der Lebenserwartung. So 30 Jahre, trocken eingelagert dürfte das Zeugs schon noch halten/lesbar sein. Nach Dir die Sintflut ....

Wenn Du aber erst 20 bist, lohnt sich die Beschäftigung mit dem Einscannen vielleicht wirklich ......
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DSt · Anmeldungsdatum: 17.02.2002 Beiträge: 33 Wohnort: Hamburg

Nimm einen Dienstleister.
400.000 Seiten sind kein Pappenstil
Da brauchst du schon einen professionellen Scanner.
Ich schlage einen Kodak der i200er -Serie vor

Kodak

Lohnt sich aber eigentlich für einmalige Aktionen nicht.

Und du brauchst doch ein Dokumentenverwaltungssystem. Indexieren musst du schon irgend was. Deine Toolkombination scheint mir nicht wirklich Praxistauglich.
Und vergiss Texterkennung - das macht bei heterogenem Beleggut nur bei (wiederkehrenden) Formularen Sinn.

Das Problem wird fast immer unterschätzt.
Also, Dienstleister.

Dirk